第一条 为进一步转变工作作风，加强效能建设，规范会议管理，严肃会议纪律，提高会议效率和质量，根据国家及省精简会议有关精神，结合学校实际，特作出如下规定。
第二条 会议原则
（一）高效。会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持人、议题、议程与时间、地点安排预先告知与会人员。
（二）精简。大力精简以学校名义召开的全校性会议数量，凡可由部门或部门联合召开的会议，不以学校名义召开。尽量压缩会议时间，减少与会人员。原则上，以学校名义召开的全校性会议数量一般每学期不超过12个，大会会期不超过2天，小会控制在半天内，参会人数不超过300人，正职校领导讲话不超过1个小时，副职校领导讲话不超过半个小时，大会发言人数不超过5人，每人发言不超过10分钟。
（三）务实。会议内容必须求真务实，应把工作重点放在深入实际、深入教学、科研第一线，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题。从严控制各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰大会。
（四）节约。会议要厉行勤俭节约，会场要简朴，一般工作会议一律不摆鲜花，不安排茶歇，不制作背景板，不铺红地毯，不设礼仪接待，不发纪念品。重大会议要求简朴得体，庄重大方。凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的规定执行，严禁铺张浪费。
第三条 会议审批及组织工作
（一）全校综合性会议及上级部门在我校召开的有关会议，通知由党政办公室统一编印发布，会议负责部门落实具体通知及会务工作。部门专项性会议应提前向分管或联系的校领导报告；如会议主（议）题涉及到多个职能部门工作，会议负责部门和相关部门应在会前充分协商，并报请相关校领导批准；会议由负责部门牵头安排，并落实具体通知及会务工作。
（二）涉及全校的重要工作会议，应列入学校年初工作内容。凡各部门建议以学校名义召开的重大会议，必须于每学期第2周前按要求填好《会议安排申请表》（见附件，可在党政办网页下载），向党政办公室提出书面申请，党政办报分管领导审批后，提交党政主要负责人审批，下发各院（部），各部门按计划执行。
（三）凡各部门要求召开，并由校领导主持或参加的会议，必须经校领导认可会议内容和时间，会议负责部门填写每周《会议安排申请表》，向党政办公室提出书面申请。申请表最迟于会议召开前一周的周五16:30之前送党政办公室。会议申请经党政办公室统一协调后，列入校领导每周会议计划，并形成每周《主要工作安排表》，对全校公布。会议负责部门落实具体通知及会务工作。
（四）列入校领导每周计划的会议，要严格按照会议安排中的有关时间和地点执行；会议如有变动，会议负责部门应请示校领导，并及时通知有关参会人员，同时报党政办公室，以便调整会议计划。凡未经校领导同意，任何个人和单位不得随意打乱或更改会议计划。
（五）每周《主要工作安排表》中未安排的会议,原则上不另行安排。未提前申请的临时召开的全校性会议，经校领导审批后，由主办部门自行组织安排，并负责会议具体通知及会务工作。
（六）各部门自行安排的会议如与学校每周会议安排表所列会议发生冲突的，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，做出调整。
第四条 会务工作要求
（一）会议负责部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。
（二）会议负责部门具体承办会务工作。全校综合性会议及上级部门在我校召开的有关会议由总务处负责会场布置，宣传部负责音响及横幅等相关事宜；部门专项性会议由会议负责部门具体落实。
（三）校领导出席会议的相关报道工作，由会议负责部门与宣传部沟通协调，按相关规定办理。
（四）会议负责部门须根据会议需要做好会议记录，并负责整理，送党政办公室备案、存档。
第五条 会议室使用
（一）会议室主要用于举行重要会议和接待来宾。各部门内部会议原则上不予安排。
（二）使用会议室一般应提前3天提出申请，以便合理安排使用。借用学校海珠校区会议室、白云校区会议室、学术报告厅和教室分别向党政办公室、白云校区办公室、宣传部和教务处申请。
（三）在使用会议室（报告厅、教室）上发生冲突时，由会议室（报告厅、教室）负责单位统一协调，经校领导批准的紧急会议优先安排，保证重要、紧急会议的需要。
（四）会议室原则上不安排其他用途，不外借，若有特殊用途，需经党政办主任批准后方可使用。
第六条 会议室管理
（一）会议室由各负责单位管理、安排和协调。使用部门要爱护会议室公共财物，不得将会议室备品外借、带走，做好会议室的防火、防盗、用电等安全工作。
（二）会议负责部门须负责会议的各项会务服务工作。使用完毕，负责将会议室的清洁卫生做好，桌椅归还原位，会议使用的横幅，会后应及时拆除。
（三）会议结束后，会议负责部门必须将会议室所有电源、门窗关好，并及时通知会议室负责单位，以防止意外事故发生。
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